Videoconferenze, comunicare ai tempi del digitale
Comunicazione e social

Videoconferenze, comunicare ai tempi del digitale

 

Causa pandemia siamo stati travolti da una necessaria quanto complessa transizione alla comunicazione on line.

Dalle videoconferenze stampa del Presidente del Consiglio, che abbiamo imparato ad attendere a lungo e ad ascoltare in diretta Facebook, alle riunioni, assemblee, confronti, sedute, persino udienze che si stanno tenendo e si terranno ancora per un po’ di tempo on line.

Dopo aver superato il problema tecnico dell’individuazione della migliore app per supportare questi processi comunicativi di nuova generazione (io alla fine ho scelto GoToMeeting, ma su pc, tablet e smartphone ne ho installate altre quattro 🙄 ) resta il come.

 

Come comunicare, come farsi ascoltare, come riuscire ad essere compresi.

Videoconferenze, comunicare ai tempi del digitale è solo questione di strumenti? 

Io dico di no.

Trovarsi di fronte a un monitor con tante caselle a mò di scacchiera in ciascuna delle quali dimora un potenziale cliente, allievo, collega, capo, amico, consulente eccetera eccetera, non è per niente facile.

Ancora più difficile è comunicare ciò che un tempo avremmo fatto dal vivo con tutti gli ausilii che la comunicazione non verbale offre e di cui parlo lungamente nel mio manuale che trovate a questo link

Cambia la qualità e necessariamente la quantità.

Se avete sperimentato questo nuovo strumento sapete già cosa intendo.

Ecco perché ho pensato di mettere nero su bianco quello che in questi mesi di lockdown ho imparato sulla comunicazione digitale e sulle videoconferenze.

Sono piccoli suggerimenti, ma forse vi aiuteranno a prepararvi al eglio per ciò che verrà.

Non sono affatto sicura che si tornerà tanto presto e tanto facilmente alle riunioni tradizionali.

Quindi, pensiamoci su e impariamo a comunicare efficacemente, anche on line!

 

Videoconferenze, comunicare ai tempi del digitale

 

Sono molte le difficoltà che una comunicazione via web può comportare: innanzitutto la concentrazione.

La voce e la presenza fisica aiutano a definire i concetti e a collocare noi stessi nella dimensione/ruolo della comunicazione verbale frontale.

Quando siamo obbligati a realizzare un intervento durante una videoconferenza, svolta magari in luogo in cui non siamo soli e preda di molte distrazioni, mantenere la concentrazione non è affatto facile.

Rumori, persone che vanno avanti e indietro, se siamo a casa figli che giustamente reclamano la nostra attenzione, visto che la scuola ancora non parte 👿 

 

Oltre alla difficoltà di mantenere la focalizzazione, l’altro problema è il tempo.

Senza la comunicazione fisica, gestuale, il tono di voce, i contenuti che vogliamo trasmettere, anche se densi, non possono avere la stessa durata di un intervento dal vivo.

L’uditorio perde prima del solito il suo livello ottimale di attenzione e il rischio di essere silenziati o di trovarsi di fronte a videocamere spente aumenta in modo esponenziale.

Come fare allora per riuscire a comunicare in modo efficace durante una videoconferenza?

Senza alcuna pretesa di esaustività, ho deciso di condividere con voi qualche piccolo suggerimento. 


E chissà che voi non ne abbiate degli altri 💡 

 

Comunicare ai tempi del digitale con aplomb

 

Estendo il significato di aplomb per rendere un concetto che altrimenti non saprei come definire: quando facciamo una videoconferenza occorre stare il più possibile fermi.

Trovate una posizione comoda, (controllate la sedia – possibilmente ergonomica, la luce – in modo che non vi dia fastidio puntandovi in faccia, i rumori di contorno – chiudete tutte le porte!, e provate a restare non immobili ma fermi , ritti nella vostra postura.

In video tutte quelle brutte abitudini quali morsicarsi le unghie, strofinarsi i lobi delle orecchie, titillare le narici o lasciarsi andare a espressioni poco controllate si vedono e suscitano dapprima ilarità e poi fastidio.

Controllatele. Vi sarà utile anche nella vita quotidiana.

 

Controllo emotivo

 

Vale sempre, ma via web è un must.

La qualità della comunicazione è continuamente a rischio e il fraintendimento è dietro l’angolo.

Quante discussioni mi è capitato di veder sorgere e di far fatica a controllare! Cose che di persona avrei gestito in tutt’altra maniera e molto più facilmente!

Sarà capitato anche a voi, indubbiamente.

Una parola di troppo, una frase mozza, un’opinione fatta cadere senza farci troppo caso, contando sulla presunta protezione del web.

Sono micce che rischiano di mandare letteralmente a fuoco la vostra videoconferenza.

Dovete assolutamente tentare di prevederle e sedarle sul nascere!

Occorre tenere la barra ferma e non lasciarsi trascinare dalle provocazioni.

Ricordate che gli organizzatori hanno la facoltà di togliere la parola.

E’ spiacevole, mi rendo conto,  ma necessario se qualcuno perde la calma o pretende di parlare sopra agli altri.

Non è terribilmente fastidioso?
Le videoconferenze aiutano a rispettare chi ha la parola.

Bisognerebbe insegnarlo ai professionisti del talk show 😀 

Leggi anche

 

 

La brevità in videoconferenza è un must

 

Nel mio manuale Tecniche di oratoria. Guida all’arte di parlare in pubblico  ricordo spesso di contenere se possibile una comunicazione nei quindici, venti minuti, il tempo medio in cui la curva di attenzione è ancora alta.

Dopo l’attenzione comincia a calare ed ecco che prevale la noia o la stanchezza in chi ci ascolta.

In video la brevità è ancora più importante. Quella effettiva, non quella dichiarata 😉

Ne ho parlato in questo video in cui spiego perché dobbiamo evitare di dire  Sarò breve all’inizio di una nostra comunicazione.

Abbandonate le frasi di circostanza in favore di una comunicazione precisa e priva di fronzoli.

Per farlo, parlate non più di 7/8 minuti.

E’ il tempo giusto per dire ciò che è necessario e fare in modo che vi ascoltino e non spengano il video per andare chissà dove 😀 

 

Come porsi al meglio in videoconferenza

 

Non pensiate che il modo in cui vi presentate sia in video meno importante che dal vivo.

Per coloro che tengono in modo particolare alla propria presenza scenica, trovo particolarmente piacevole questo canale di Elena Tee.

Provate a vedere se fa anche al caso vostro!

Che seguiate i suoi consigli oppure no, ricordate che è buona creanza essere sempre ordinati e senza eccessi.

Ricordate anche che una buona luce eviterà che il vostro viso resti in ombra e manifesti sentimenti che voi stessi non provate (oltre a mettere in evidenza le rughe 🙁 )

Anche la distanza o la collocazione della telecamera hanno un loro perché.

Ho notato che collocarla più in basso rispetto all’asse del vostro sguardo, costringerà i vostri video conferenzieri a guardarvi dal basso in alto.

Decisamente non un buon modo per mettere a proprio agio le persone.

Avete presente la poltrona del capo ufficio di Fantozzi?

 

 

Divertente non è vero?

Se capitasse a voi però…

 

Dunque abbiate cura di portare la vostra telecamera più o meno allo stesso livello del vostro sguardo, per entrare in contatto più facilmente con gli occhi dei vostri video ascoltatori.

 

 

Cosa mi preoccupa del digitale

 

Sono convinta che l’adattamento sia tutto, così mi sono adeguata alle riunioni in digitale.

Ma ci sono alcune cose che mi preoccupano di questa svolta tecnologica improvvisata.

Non siamo pronti.

C’è una disuguaglianza digitale e tecnologica che segue la profonda disuguaglianza economica preesistente al Covid19 e che preoccupa molto.

Il così detto digital divide, ovvero lo iato che si è aperto come una voragine tra chi la tecnologia può usarla e dunque seguire il processo di cambiamento della società e chi ne è rimasto escluso è un tema di cui i nostri governanti dovrebbero occuparsi al più presto.

Il progresso sia in grado di colmare le distanze e ridurre le disuguaglianze.

Questa a mio avviso è la grande sfida.

 

L’altra preoccupazione è sul piano delle relazioni: mi pare che sia  molto più complicato coltivarle davvero.

Il rischio è la sovrapposizione tra identità reale e virtuale (ne ho parlato qui)

Bisognerà tenerne conto.

La società è già abbastanza liquida. Non possiamo permetterci una distanza tra le persone più vasta di quella che si c’è già.

 

E voi care Volpi, avete già sperimentato le videoconferenze?
Quai suggerimenti dareste e quali problemi avete riscontrato?

 

10 Comments

  • Barbara

    Cosa posso dire di più di quello che hai già detto tu?! 🙂
    Da informatico, per me le videoconferenze sono normali già da un decennio. Nell’azienda dove ero prima, essendo dislocati in diverse sedi, più alcuni presso i clienti, e magari con i cellulari senza campo, la videoconferenza restava il minimo sindacale per sentire velocemente i colleghi di cui avevi bisogno. Le stesse cuffiette con microfono del cellulare agganciate al portatile e via. Il più delle volte però il video era il desktop condiviso, difficilmente gli interlocutori. Abbiamo usato Google Hangouts, Skype, Skype Business, poi Microsoft Teams, e GoToMeeting. In questa quarantena ho scoperto Zoom, ma solo da partecipante.

    Nell’azienda attuale invece usiamo più lo scritto, la normale chat, perché molti colleghi hanno problemi di connessione casalinga. Già, il benedetto Digital Divide. In Italia abbiamo poche città con collegamenti veloci, ma tutto il resto d’Italia è rimasto fermo nella melma. Pure io ho un carissimo e costoso collegamento in fibra che fa ridere i polli, lo pago caro e l’assistenza è vergognosa. Eppure i manager delle telco si portano continuamente a casa grossi bonus…

    Ma oltre al Digital Divide, c’è secondo me anche un Cultural Divide: sono troppi i cittadini che, potendoselo permettere, sono convinti di poter vivere in questo millennio senza l’uso di un computer. Non parlo degli anziani (anche se conosco ottantenni che mi distaccano di lunghezze su Linux) ma di famiglie giovani. Se fossimo di più a comprendere la necessità di connessioni veloci e affidabili, e non solo per vedere Netflix, qualcuno sarebbe costretto a pensarci seriamente.

    Sul pigiama… Non riesco a stare in pigiama per casa nemmeno quando sto male! Almeno almeno abbigliamento sportivo (che poi, quando sono nervosa, un paio di saltelli mi aiutano a sfogarmi, ossigenare il cervello, scaricare le tossine 😀 )
    E sul trucco e parrucco, siccome in quarantena MPC mi ha fatto fare gli straordinari, ero sempre pronta a sessioni photo e video.
    “Ma perché ti trucchi se lavori da casa?”
    “Perché mi videochiama l’amante…!” 😀 😀 😀

  • Grazia Gironella

    Non ho fatto esperienza delle videoconferenze, ma leggendo il tuo post mi sono trovata molto d’accordo con te: la concisione diventa importante, proprio come quando prepari un video, e mostrare se stessi al meglio anche. Del resto se fai visita a qualcuno ti vesti in un certo modo, e così la persona che ti accoglie non si farà trovare con le macchie di sugo sulla camicia e i pantaloni con le ginocchia sformate, a meno che la confidenza non sia massima. Già restituire alla comunicazione virtuale una certa forma può aiutarci a non considerarla una comunicazione di serie B, obbligata per via del COVID.

    • Elena

      Ciao Grazia, leggendo le vostre risposte mi pare di toccare con mano la differenza con cui ciascuno di noi ha affrontato il lockdown. Per me la connessione è diventata una questione fondamentalmente, così come le riunioni in video e persino la circolazione massiva di informazioni su WhatsApp. Ciò che mi ha insegnato questa esperienza può essere sintetizzato in ciò che tu sostieni : sintesi e brevità. Il tempo per approfondire un ragionamento però rischia di essere finito. Tocca rifletterci… Buon fine giornata

  • Brunilde

    Non ho esigenze di videoconferenze.
    Di solito, comunque, io preparo anche le telefonate, mi faccio una scaletta con tutti i punti che devo trattare e annesso promemoria di argomentazioni . Non riesco ad essere efficace, dal vivo o meno, se non sono adeguatamente preparata.
    Le videochiamate sono state importanti per vedere gli “affetti stabili” e le amiche.
    E, da ultimo, per riprendere Tai chi con la mia maestra che fa videolezioni : meraviglioso!

    • Elena

      Tai chi in video, forteeeee! Brava Brunilde che pratichi queste forme di meditazione corporea. Mi dicono essere molto efficaci. Proprio ieri meditavo sul fatto che nell’ultima settimana ho interrotto la mia personale pratica di meditazione. ne ho risentito. Tornando a bomba, adoro chi si prepara la scaletta,è il modo giusto per portare a casa l’obiettivo. Ma che pazienza… a volte mi manca. Quanto alle video con amiche…. ecco anche quelle mi mancano. Non bello. Abbracci video

  • Sandra

    Per lavoro non facciamo mai riunioni, il che è un male perché ogni tanto un incontro per mettere dei punti sarebbe anche logico, ma la comunicazione è uno dei grandi problemi dell’azienda. Quindi in questo periodo di lavoro da casa, per chi ha lavorato da casa, non è cambiato nulla e non c’è stata l’esigenza di inventarsi strategie per dare il meglio in video conferenza. Ma quando mio marito ha video chiamato una sua collaboratrice, che era a casa, e lei subito mi ha mandato un whatsapp con scritto “che figura ero in pigiama” io non ho potuto che risponderle che non si lavora in pigiama, dio mio ma qui siamo proprio al basic.

    • Elena

      AAHAHAH cara Sandra, altro che pigiama, c’è gente che si presenta in mutande, con la scusa di essere ripresi solo a mezzo busto! In effetti c’è una sorta di sfida delle convenzioni, di libertà che ti prende quando da casa tua tieni concioni che altrove avresti fatto vestita a modo in una mise assolutamente non convenzionale. Io per esempio ammetto che per tutto il periodo caldo, che per noi (ma tu lo sai bene) è stato marzo e aprile quando le aziende hanno chiuso e c’è stata cassa oppure hanno continuato a lavorare e c’era da discutere su dpi, distanziamento, ecc ecc (cose che ormai ognuno di noi conosce bene), mi sono buttata nelle video a mala pena pettinata e in tuta. Lo so, un orrore, inorridisci pure. Poi quando me ne sono resa conto ho provato non solo a prestare più attenzione per l’aspetto, ma anche per la modalità.
      Ieri però ho dovuto sintetizzare un intervento di venti minuti in 5. Mi sono venute le caldane, ti dico solo questo 😀

La tua opinione scrivila qui :)

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.

%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: