Ci sono molti aspetti da tenere in considerazione quando si organizza una regata: dal bando al “richiamo” dei potenziali regatanti, dalle Istruzioni di Regata alla costituzione del Comitato di Regata (CdR) del Comitato delle Proteste (CdP), dall’assistenza, alla logistica, i premi.
Persino delle indicazioni stradali e della viabilità bisogna occuparsi.
Per ciascuno di questi compiti ci sono specialisti, più o meno “ufficializzati”, che dal momento in cui il bando di regata è pubblicato si intersecano per promuovere l’evento vela al meglio che possono.
E’ probabile che abbia dimenticato qualcosa, tanto è complessa l’organizzazione della regata. Ma oggi voglio concentrarmi su ciò che può facilitare e fluidificare le informazioni che servono ai vari snodi dell’organizzazione e gestione della regata per farla funzionare al meglio: una buona comunicazione.
Comunicare, il must in una regata di cui spesso non ci si rende conto
Il compito imprescindibile che ciascuno dei precedenti soggetti ha prima, dopo e durante la regata è comunicare tra loro. Il ‘centro regolatore‘ della comunicazione a terra è il Comitato Organizzatore (CO), in acqua il Comitato di Regata.
Entrambi hanno un ruolo essenziale per il corretto svolgimento della manifestazione.
Ma cosa succede quando il Comitato Organizzatore svolge anche altri compiti, come spesso accade? Nei piccoli circoli può capitare e le cose possono complicarsi per la sovrapposizione di attività.
Se poi consideriamo la necessità di porre attenzione a possibili conflitti di interesse (per approfondire l’argomento, leggi questo articolo) aggiungiamo azioni che richiedono molta attenzione e coordinamento.
Senza una buona organizzazione e comunicazione far fronte a queste normali complessità è difficile se non impossibile. Ma come possiamo garantirla?
Cerchiamo di essere pratici. Se vogliamo che le cose funzionino, occorre che ciascuno di noi, giudici, regatanti, organizzatori e atleti si adoperino affinché la comunicazione funzioni al meglio.
Comunicazioni a terra con le bandiere
A terra ci sono alcune informazioni che devono essere trasmesse in tempo reale, anzi in anticipo se ciò è reso possibile dalle regate. La bacheca del Circolo è il luogo in cui avviene lo scambio delle informazioni tra CdR e regatanti, tra CO e atleti, ma è il CdR che tiene un contatto continuo e aggiornato con il CO.
La forma privilegiata di comunicazione in acqua e a terra durante una regata sono le bandiere e i suoni . Ogni soggetto che partecipa della complessità della regata deve conoscerli.
Se serve una bandiera L in più perché il vento l’ha strappata o per qualunque altra ragione, ogni persona deve conoscerne la foggia, non solo l’UdR, e naturalmente l’esempio della bandiera Lima è solo a scopo esemplificativo.
Il protocollo di comunicazione in acqua sono le bandiere e i suoni. 
Pensereste di addentrarvi in una comunità senza conoscerne il linguaggio? Certamente no, anche perché il linguaggio dei segni a distanza non serve proprio a nulla!
Dunque la prima cosa fondamentale è la conoscenza del linguaggio, ovvero del codice internazionale delle bandiere e i suoni.
Per questo è utile organizzare momenti di condivisione e approfondimento nei Circoli sulle singole fasi ella regata e i segnali utilizzati.
Chiunque di noi sa che un ripasso, che in alcune occasioni è proprio un primo approccio, ai segnali e alle regole è sempre il benvenuto!
Comunicazione in acqua
In acqua la comunicazione è molto importante e ancora più che a terra saranno i segnali, le bandiere in primis e i segnali sonori in secondo luogo, a indicare quando e quali fasi cominceranno, in che tempi e in che modalità.
Nella società della comunicazione su ogni barca, oltre le dotazioni obbligatorie, è difficile che non ci sia anche un VHF e un cellulare. Come possiamo usarli?
Il VHF è in dotazione al Comitato di regata e all’assistenza e attraverso di esso, che si può utilizzare a seguito di specifici permessi e su canali predefiniti, si distribuiscono le indicazioni ad esempio per la posa del campo, come abbiamo visto nell’articolo Il mestiere del posaboe, o tenere le comunicazioni con la base a terra.
Un esempio? Quando parte l’ultima prova, se comunichiamo al CO questa informazione lo agevoliamo nell’organizzazione della premiazione e del rinfresco.
Se una prova viene annullata invece, dovrebbe essere sufficiente “decifrare” il segnale esposto con la bandiera N – november . Se ciò non accade, dobbiamo utilizzare le forme di comunicazione consentite per far arrivare il messaggio a tutta l’organizzazione della regata. Ne va della buona riuscita della manifestazione.
In alcune regate, pensate all’altura, il VHF è strumento utile per comunicare con barche che, per le caratteristiche delle prove, spesso lunghe anche decine di miglia, non possono certo essere contattate con i segnali visivi e sonori. Il VHF è dunque lo strumento principale per determinate tipologie di informazioni che vanno comunicate tempestivamente e a tutta la flotta, in modo equanime e distribuito.
E’ questa la ragione per cui il canale su cui si trasmette deve essere conosciuto da tutti, anche per ragioni di sicurezza, sarà presente nelle IdR o in eventuali comunicati.
A proposito: facciamo un ripasso delle normative radio VHF? Trovate una semplice spiegazione sul sito del Mise .
E okkio perché su questi temi si sta aprendo una nuova polemica in merito a un adempimento alle normative europee anche da parte dell’Italia, di cui si sa da tempo ma che sta scoppiando proprio in questi giorni. La notizia qui.
Ma in nessun caso attraverso il VHF dovranno essere condivise valutazioni o informazioni che possono in qualche modo avvantaggiare (o svantaggiare) i concorrenti.
Tipico caso? Un Comitato di regata che vuole valutare lo stato del vento alle boe di percorso per decidere se annullare o no una regata.
Insomma, se non si vuole utilizzare il proprio cellulare almeno si richiami il collega alla barca comitato. E’ quello il luogo e il momento per condividere una decisione, se proprio è necessario.
Anche informazioni sulla direzione o intensità del vento nelle varie porzioni del campo di regata non dovrebbero essere trasmesse via radio, per ovvie ragioni.
Il gioco è bello perché questi sono aspetti che ogni equipaggio deve valutare per suo conto. Se ci sono interferenze, che gioco è?
Un suggerimento, basato sull’esperienza personale: quando il CdR deve assumere una decisione che modifica sostanzialmente l’andamento delle prove programmate, è molto opportuno che la condivida con il Comitato Organizzatore.
Le ragioni che portano un CdR ad annullare o, se le IdR lo consentono, programmare per il giorno dopo una prova, invertirne delle altre eccetera eccetera, sono dettate dalla valutazione di molteplici fattori che non comprendono solo lo stato del meteo. Tuttavia, condividere queste valutazioni con chi ha organizzato l’evento o la manifestazione è necessario.
Ma esiste anche una comunicazione pre – regata.
Accenno a un tema che meriterebbe uno spazio tutto suo, l’organizzazione precedente al giorno della regata. Questa sta in capo al soggetto organizzatore.
Se ne è parlato a lungo durante l’ultima riunione dei Circoli Piemontesi con il Comitato XV Zona, così come della necessità di mettere insieme le energie per realizzare iniziative più sostanziose unendo le forze.
Anche la comunicazione dell’evento ha la sua importanza, ed è fondamentale che il Calendario delle regate FIV sia sempre aggiornato e comunicato ai media locali.
In conclusione
Abbiamo visto che quando la comunicazione tra i vari soggetti è aperta e trasparente, le decisioni assunte saranno più semplici da condividere e si limiteranno inutili discussioni e conseguenti malumori, da ambo le parti.
Una buona comunicazione è un invito piacevole a partecipare alla regata e in campo avvantaggerà soprattutto i regatanti, che riceveranno indicazioni chiare, precise e univoche da parte del CO e del CdR.
Si troveranno di fronte un’unica organizzazione che lavora compatta e unita per portare a casa la miglior regata di sempre.
I regatanti devono solo andare bene in barca, e il gioco è fatto;)
